Кількість зареєстрованих підприємців у 2023 році збільшилась на 26,6% у порівнянні з 2022-м. Це корисна тенденція, яка прискорює формування вільного ринку та є основою фінансової незалежності громадян. Водночас діяльність ФОП пов’язана з необхідністю розв'язувати велику кількість питань. Тож наші експерти пояснили, як вести ФОП самостійно, коли треба задуматись про винаймання бухгалтера та як уникнути проблем з контролюючими органами.
Реєстрація ФОП в Україні: вартість та докумен
Зареєструватися у статусі підприємця в Україні можна безоплатно і повністю онлайн. Але попередньо варто обрати вид діяльності (код КВЕД) та оформити електронний цифровий підпис (ЕЦП). Після цього можна:
- 1Зареєструватися та авторизуватися в кабінеті громадянина на порталі Дія (для цього і знадобиться ЕЦП).
- 2Заповнити онлайн-форму для відкриття ФОП. Ця заява автоматично буде надіслана до реєстратора за місцем прописки (або реєстрації ВПО).
- 3Заява людини, яка обрала спрощену систему оподаткування, також буде автоматично надіслана до податкового органу.
- 4Ті, хто обрали загальну систему оподаткування, можуть додатково подати онлайн-заявку на отримання статусу платника ПДВ.
У кабінеті громадянина можна відстежувати статус заяви. Також треба стежити за повідомленнями на вказаному email: туди надійде повідомлення про успішну чи неуспішну реєстрацію ФОП.
Види діяльності ФОП та КВЕД: зміни та податкові групи
Найвигідніший варіант оподаткування для ФОП — єдиний податок (таких підприємців ще називають «спрощенцями»). Є три групи оподаткування для «спрощенців», і для кожної з них допустимі власні види діяльності. Їх можна обирати за класифікатором КВЕД. Якщо коротко:
- 1 податкова група для ФОП на єдиному податку: дозволяється торгівля з лотків та на ринках напоями, харчовими продуктами, взуттям та одягом, текстилем та іншими товарами, а також надання побутових послуг фізособам;
- 2 податкова група: дозволено виробництво напоїв, продуктів, текстилю, одягу та взуття, іншої продукції, а також надання послуг фізособам;
- 3 група: дозволена більшість видів діяльності: виробництво продуктів та напоїв, взуття, одягу та іншої продукції, ведення торгівлі, послуги з перевезення та зберігання, будівництво, надання послуг фізичним особам та юрособам тощо.
ФОП може обрати від 1 до 22 КВЕД. Коди повинні відповідати виду діяльності, який буде здійснювати підприємець. ФОП може перейти з однієї групи в іншу в будь-який час, але не частіше, ніж один раз на рік.
Податки для ФОП: особливості спрощеної системи оподаткування
Для «спрощенців» з 1999 року введений і поки що діє спеціальний режим оподаткування. Попри менше податкове навантаження, він передбачає й деякі обмеження на види діяльності, обсяг доходу, кількість найманих працівників тощо. Для більшого розуміння різниці оподаткування для різних груп ФОП на спрощеній системі варто розглянути таблицю:
| I група | II група | III група | |
| Податкова ставка | 10% від прожиткового мінімуму | 20% від мінімальної зарплати | 5% від отриманого доходу |
| Додатково — для платників ПДВ | - | - | 3% від отриманого доходу |
| Ліміт на доходи | 167 «мінімалок» (1,1189 млн грн у 2023 році) | 834 «мінімалки» (5,5878 млн грн у 2023 році)) | 1167 «мінімалок» (7,8189 млн грн у 2023 році) |
| Кількість найманих працівників | не можна | менш як 10 | без обмежень |
| Період оподаткування | 12 місяців | 12 місяців | один квартал |
Первинні документи для ФОП
Для ФОП на єдиному податку, які не є платниками ПДВ, обов'язковими первинними документами є:
- касові чеки або їх копії (у разі здійснення діяльності у сфері торгівлі);
- акти виконаних робіт (у разі надання послуг).
Як вести ФОП та забезпечувати відповідність цим правилам? Варто зазначити, що податківці під час перевірки можуть вимагати й документи. які підтверджують витрати підприємця. Тому треба з перших днів роботи організувати чіткий облік та правильне зберігання всіх паперів будь-якому форматі.
Для ФОП на загальній системі оподаткування обов’язкова «первинка» — це:
- касові чеки або їх копії (у разі здійснення діяльності у сфері торгівлі);
- акти виконаних робіт (у разі надання послуг);
- договори, накладні, товарно-транспортні накладні, акти приймання-передачі, розрахункові листи, путівки, ордери, платіжні доручення, рахунки-фактури, специфікації, звіти про виконані роботи, надані послуги тощо.
Строки зберігання первинних документів визначені статтею 44 Податкового кодексу України. Вони становлять 1095 днів з дня їх створення. За порушення порядку ведення первинного обліку ФОП можуть бути притягнуті до відповідальності. Так що ведення бухгалтерії ФОП є обов’язковою частиною діяльності.
Звітність ФОП 1, 2, 3 групи: вимоги та терміни
Для підприємців «спрощенців» діють різні правила подання звітності, які залежать від обраної податкової групи. Так, ФОП 1-2 групи мають звітуватися один раз на 12 місяців протягом 60 календарних днів слідом за останнім днем звітного року. Тобто, дохід за 2023 рік треба задекларувати до 1 березня 2024-го. Подати декларацію раніше дозволено, якщо:
- 1підприємець перевищив ліміт доходу;
- 2ФОП бажає змінити податкову групу;
- 3підприємець переходить на загальну систему.
ФОП третьої групи треба подавати податкові звіти щоквартально, протягом 40 календарних днів, що слідують за останнім календарним днем звітного року. Тобто, фінальну декларацію за чотири квартали 2023 року ФОП треба буде подати на початку лютого 2024-го. Якщо підприємець не отримав доходу у звітний період, він може відмовитись від подання декларації. За наявності у ФОП найманих працівників кількість звітів збільшується.
Готівкові розрахунки та рахунок ФОП: правила та операції
Підприємець може внести гроші на свій рахунок для поповнення обігових коштів або для інших цілей. При цьому важливо правильно оформити операцію, щоб не виникло проблем з податківцями.
ФОП на загальній системі оподаткування може внести на свій рахунок будь-яку суму з формулюванням «Поповнення обігових коштів». Для нього поповнення не буде вважатися доходом, і податківці з цим не сперечаються. Наприклад, ФОП може внести готівку, яку отримав від клієнта за виконані роботи або надані послуги.
У разі внесення попередньо отриманого готівкового виторгу на розрахунковий рахунок, підприємець може вказати в призначенні «Внесення готівкової виручки за період…», одночасно записавши суму виручки в Книгу обліку доходів і витрат.
Для єдинників поповнення підприємницького рахунку дещо складніше, адже податківці довгий час вважали доходом гроші, які платник вніс на свій ФОП-рахунок. Однак зараз підприємці 1 і 2 груп, у яких річний дохід з урахуванням цього поповнення не досягне граничних обмежень, можуть внести готівку з формулюванням «Поповнення обігових коштів». Якщо ФОП 3 групи напередодні отримував готівковий дохід і готовий записати його у графі 2 Книги обліку доходів, то можна внести готівку на рахунок з формулюванням «Внесення готівкового виторгу за період…».
Облік готівкових операцій: граничні суми та оплата через банк
На розрахунки готівкою, виконані ФОП та не пов’язані з її діяльністю, діє обмеження до 50 тис. грн. Суб’єктам господарювання дозволено здійснювати готівкові операції протягом дня, користуючись одним або кількома платіжними документами. Дозволені ліміти:
- між собою — до 10 тис. грн на день;
- з фізичними особами — до 50 тис. грн.
При цьому немає обмежень щодо кількості суб’єктів господарювання та фізичних осіб, з якими ФОП здійснює готівкові розрахунки.
Платежі понад встановлені граничні суми проводяться через надавачів платіжних послуг шляхом переказу коштів із рахунку на рахунок або внесення коштів до кас надавачів платіжних послуг для подальшого їх переказу на рахунки.
Для оплати через банк суб'єкт господарювання має відкрити поточний рахунок. Для здійснення платежу через банк він повинен скласти платіжне доручення — письмовий документ, який містить доручення банку перерахувати грошові кошти з рахунку платника на рахунок отримувача.
Клієнт-банк для ФОП: відкриття та робота з рахунком
Клієнт-банк для підприємця — це система дистанційного обслуговування, яка дозволяє здійснювати операції з банківським рахунком за допомогою комп'ютера або мобільного пристрою.
Для відкриття клієнт-банку ФОП необхідно звернутися до банку та відкрити поточний рахунок. Його відкривають на основі мінімуму документів: паспорта громадянина України, реєстраційного номера облікової картки платника податків, документального підтвердження статусу ФОП.
Після відкриття рахунку та отримання доступу до клієнт-банку підприємець отримує можливість здійснювати такі операції з банківським рахунком:
- 1переказ коштів між своїми рахунками;
- 2переказ коштів на рахунки інших осіб;
- 3оплата товарів та послуг;
- 4поповнення мобільного зв'язку;
- 5оплата комунальних послуг;
- 6сплата податків та зборів;
- 7отримання інформації про стан рахунку.
Додаткові опції залежать від конкретного банку та функціоналу його фінансового кабінету ФОП.
Монобанк: кабінет бухгалтера
Деякі банки занадто переобтяжують клієнт-банк для ФОП. Тому інші фінансові установи пішли шляхом спрощення. Як приклад можна привести кабінет бухгалтера Монобанк, який вважається зразком лаконічності.
В ньому можна:
- обрати поточний рахунок та переглянути інформацію по ньому;
- створити платіж або імпортувати його;
- переглянути вхідні та вихідні операції за будь-який період;
- за необхідності скористатися пошуковим рядком;
- отримати миттєвий доступ до реквізитів рахунку;
- звернутися до служби підтримки;
- взяти участь у партнерській програмі з залучення до банку ФОП.
Це всі основні функції, які забезпечують базові потреби клієнтів. Варто особливо виділити зручні опції перегляду операцій: можна розділити їх на вхідні та вихідні та вказати зручний період, що дуже цінно для формування податкових звітів.
Бухгалтер для ФОП: потреба, вартість та зарплата
Формат ведення бухгалтерського обліку ФОП залежить від таких факторів:
- 1Форма оподаткування. ФОП на загальній системі оподаткування зобов'язані вести бухгалтерський облік та складати фінансову звітність. ФОП на спрощеній системі оподаткування можуть вести бухгалтерський облік самостійно, якщо кількість операцій невелика.
- 2Тип діяльності. Деякі формати вимагають спеціальних знань і досвіду. Наприклад, якщо ФОП займається зовнішньоекономічною діяльністю, то йому необхідно мати бухгалтера, який має досвід в цій сфері.
Як вести бухгалтерію ФОП? Велика кількість підприємців зараз залучає бухгалтерів на умовах аутсорсингу. Це означає, що спеціаліст з обліку періодично надає послуги ФОП, але при цьому працює віддалено і не є найманим працівником підприємця. Це вигідно, адже потрібно оплачувати лише фактично надані послуги, без необхідності створювати робоче місце. Ціна на послуги аутсорсера у 2023 році починається з 500 грн на місяць.
Для оформлення найманого працівника ФОП повинен укласти з ним трудовий договір. Документ має містити такі пункти:
- 1ПІБ працівника та ФОП, який є роботодавцем
- 2Посада працівника
- 3Місце роботи
- 4Заробітна плата працівника
- 5Тривалість робочого часу
- 6Відпустки працівника
- 7Інші умови, які погодили між собою працівник і роботодавець
Після укладення трудового договору ФОП повинен зареєструвати працівника. Для цього необхідно подати до податкової служби такі документи:
- заяву;
- копію паспорта працівника;
- копію податкового номера працівника;
- трудовий договір.
Після цього впродовж п’яти днів потрібно внести відповідні записи до трудової книжки працівника.
Важливо знати, як вести бухгалтерію приватного підприємця, адже ФОП повинен нараховувати та сплачувати за працівників ЄСВ. Розмір внеску для найманих працівників — 22% від нарахованої заробітної плати. Крім того, підприємець повинен відраховувати та сплачувати за найманих працівників ПДФО (18%) та військовий збір (1,5%).
ФОП, який наймає працівників, повинен дотримуватися таких трудових обов'язків:
- нараховувати та сплачувати заробітну плату працівникам не нижче встановленого мінімального рівня;
- забезпечувати працівників робочими місцями, які відповідають вимогам охорони праці;
- виконувати інші вимоги, передбачені законодавством України.
Висновок
Ведення ФОП, з одного боку, простий процес (особливо для підприємців «спрощенців»), а з іншого — він вимагає знання багатьох специфічних моментів, правильного ведення документації, відстеження законодавчих змін, своєчасного впровадження нових критеріїв тощо. Часто буває, що рутинна робота з папірцями забирає стільки часу, що ФОП втрачає мотивацію розвивати бізнес. Додатковий ризик — помилки через недостатнє знання, які призводять до штрафів з боку податківців. Саме тому бухгалтерія ФОП — задача, яку варто довіряти спеціалістам. Зараз мати власного бухгалтера можна без високих витрат, адже є спеціалісти та компанії, які працюють на умовах аутсорсингу.
